Acuerdo de prestación del Kit Digital: qué revisar antes de firmar

Qué es exactamente el acuerdo de prestación

El Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización es el documento del programa que vincula una empresa beneficiaria, un agente digitalizador adherido, una solución del catálogo y una parte concreta del bono digital. Según las bases reguladoras publicadas en el BOE, sirve para ejercer el derecho de cobro de la ayuda concedida mediante la cesión del importe asociado al agente, siempre dentro de una categoría de solución y con un contrato previo.

Esa función administrativa no lo convierte en un contrato completo de implantación. El acuerdo recoge datos mínimos del programa, declaraciones, importe aplicado, referencias de la solución, condiciones ligadas a la ayuda y efectos frente al expediente. El contrato privado sigue siendo la pieza donde conviene aterrizar precio total, entregables, soporte, propiedad de activos, responsabilidad por incidencias, renovación y salida.

La guía oficial de formalización para beneficiarios describe la navegación por la plataforma y los bloques que ve la empresa antes de aceptar y firmar. El agente inicia la propuesta, el beneficiario la revisa, acepta declaraciones responsables y firma por el cauce electrónico disponible. Después interviene la comprobación de conformidad; por eso no basta con que exista un borrador o una captura enviada por correo.

A 7 de septiembre de 2026 las convocatorias de solicitud consultadas para el programa constan cerradas o fuera de plazo en las páginas de Red.es y Sede Red.es. Esto no impide que haya expedientes concedidos, acuerdos pendientes, justificaciones o incidencias vivas. Lo importante es no confundir una gestión sobre un bono ya concedido con una nueva convocatoria abierta.

Separa oferta, contrato privado y acuerdo

La oferta del catálogo sirve para identificar qué solución declara ofrecer el agente dentro del programa. El contrato privado concreta la relación comercial entre proveedor y empresa. El acuerdo de prestación lleva al expediente los datos necesarios para aplicar el bono y activar la ejecución subvencionada. Los tres documentos deben contar la misma historia, pero cada uno responde a una pregunta distinta.

Si la oferta habla de una web, un CRM, una factura electrónica o una ciberseguridad gestionada de forma genérica, el contrato debe traducirlo a entregables: número de páginas, idiomas, dominios, usuarios, campos migrados, automatizaciones, copias, formación, soporte y criterios de aceptación. Si el contrato promete más de lo que aparece en la propuesta del acuerdo, identifica qué parte queda fuera del bono y cómo se pagará. Si promete menos, no firmes esperando que la validación administrativa complete el alcance.

El punto crítico es que la empresa firma declaraciones responsables y asume obligaciones. La propuesta puede verse en modo lectura, por lo que las discrepancias deben resolverse antes de aceptar. Una frase comercial como "todo incluido" no sustituye al desglose que luego necesitarás para probar la implantación, reclamar una incidencia o migrar a otro proveedor.

Convierte el alcance en entregables verificables

El anexo mínimo de las bases exige identificar funcionalidades, características técnicas, precio, conceptos subvencionables, importe que debe abonar el beneficiario e importe del bono aplicado. La lectura práctica es sencilla: cada promesa debe tener una prueba. Si se contrata una web, debe quedar claro qué páginas, contenidos, formularios, analítica, dominio, alojamiento, propiedad y mantenimiento se entregan. Si es un CRM, usuarios, campos, embudos, migración, informes, integraciones y permisos. Si es factura electrónica, series, formatos, certificados, conexión contable, roles y exportación.

Diferencia tres niveles de alcance. El primer nivel es obligatorio para el programa: cumplir los requisitos mínimos de la categoría y justificar la actividad. El segundo es comercial: lo que el proveedor se compromete a hacer para tu empresa. El tercero es operativo: cómo se acepta que está bien hecho. Muchos conflictos nacen porque solo se firma el primer nivel y se deja el segundo en conversaciones o presupuestos ambiguos.

La revisión debe incluir cómo se probará la entrega. No basta con "implantación realizada"; conviene pactar capturas, accesos, archivos exportados, acta de reunión, manual, listado de incidencias corregidas, evidencias de formación y conformidad expresa. La normativa de justificación del programa atribuye al beneficiario responsabilidad última sobre la justificación, aunque el agente la presente en su nombre.

• Objetivo de negocio, usuarios, sedes o unidades incluidas.
• Funciones mínimas de la categoría y funciones adicionales prometidas.
• Datos que se migran, formato de origen, formato de destino y control de calidad.
• Integraciones incluidas, límites técnicos y responsable de cada credencial.
• Formación, manuales, horas de soporte y canal de incidencias.
• Criterios de aceptación, pruebas, conformidad y plazo de corrección.
• Entregables al cierre, exportación de datos y procedimiento de salida.

Qué revisar en la plataforma antes de firmar

En la plataforma, la empresa debe revisar primero la identidad de las partes. Comprueba NIF, razón social, representante, agente digitalizador adherido, expediente y código de bono. Si actúa un representante voluntario, valida que tiene poderes suficientes y que no entra en una incompatibilidad. Las bases impiden formalizar el acuerdo cuando el representante voluntario sea el agente firmante o una entidad de su mismo grupo empresarial.

Después revisa la categoría, la referencia de la solución y el contrato previo. La guía de beneficiarios indica que el bloque del contrato muestra el importe total asociado a la solución, el impuesto aplicable, su porcentaje y la fecha del contrato. Ese dato debe cuadrar con el documento privado. Si el contrato engloba varias soluciones, el acuerdo debería reflejar solo la parte que corresponde a la solución concreta.

La tercera comprobación es económica. Contrasta importe concedido, acuerdos formalizados, saldo disponible, ayuda aplicable, coste total, impuestos y exceso a pagar. El catálogo de agentes digitalizadores de Acelera Pyme ayuda a verificar que el proveedor y la solución pertenecen al ecosistema del programa, pero no sustituye tu análisis de coste total ni la comprobación de condiciones comerciales.

Antes de pulsar aceptar, descarga o conserva la propuesta disponible y registra cualquier discrepancia. Si el agente debe corregir un dato, es preferible detener la firma que aceptar para "arreglarlo luego". Las bases establecen que no se aceptan propuestas de modificación de los acuerdos ya formalizados; por tanto, un error de categoría, importe, solución o firmante puede convertirse en una incidencia más difícil de resolver.

Revisa el coste completo, no solo el bono aplicado

El bono no convierte una solución en gratuita. La empresa beneficiaria debe abonar impuestos, excesos sobre la ayuda, servicios no subvencionables y cualquier coste que el contrato deje fuera del importe aplicado. Pide un cuadro con base imponible, impuestos, ayuda aplicada, exceso, conceptos adicionales, calendario de pagos y consecuencias si la ayuda no llega a cobrarse por incumplimiento imputable al beneficiario.

También hay costes que aparecen después de la primera fase: dominio, hosting, licencias por usuario, almacenamiento, cuentas premium, integraciones, mantenimiento, soporte, campañas, certificados, módulos de terceros y migración futura. Una solución puede ser asumible durante el periodo cubierto y volverse cara al renovar. La decisión correcta no es solo "cabe en el bono", sino "podemos mantenerla, medirla y salir sin perder datos".

En la factura, la Orden ETD/1498/2021 exige identificar el acuerdo, la solución adoptada, el periodo de prestación y la cuantía de subvención correspondiente. Si el presupuesto o contrato no anticipa ese desglose, pide aclaración antes de firmar. Para IVA, IGIC, retenciones, deducibilidad o contabilización, usa asesoramiento fiscal propio; esta guía es informativa y no sustituye ese análisis.

Protege cuentas, datos y activos desde el principio

La empresa debe mantener control sobre sus activos digitales principales: dominio, web, analítica, perfiles de negocio, cuentas publicitarias, CRM, repositorios de datos, copias de seguridad y administración de la solución. El proveedor puede trabajar con permisos delegados, pero la titularidad operativa debería quedar en cuentas corporativas recuperables, con doble factor y roles revocables.

El contrato debe indicar dónde se alojan los datos, qué terceros intervienen, quién accede, cómo se hacen copias, durante cuánto tiempo se conserva la información y cómo se devuelve o elimina al terminar. Si hay datos personales, revisa encargo de tratamiento, medidas de seguridad, subencargados y canal de ejercicio de derechos. El acuerdo del programa no sustituye las obligaciones de protección de datos ni resuelve por sí solo la propiedad de una cuenta creada por el proveedor.

Esta parte parece secundaria cuando todo va bien y se vuelve crítica cuando quieres cambiar de agente, cerrar un proyecto o demostrar conformidad. Por eso conviene pedir exportaciones de prueba, documentación de administración y una lista de credenciales desde el inicio. Nuevo Kit Digital lo trata como criterio de decisión, no como detalle técnico: sin control de cuentas y datos, la solución puede funcionar y aun así dejar a la pyme dependiente.

• Inventario inicial de cuentas y titulares.
• Roles mínimos y revocables para el proveedor.
• Exportación en formato utilizable, no solo una copia cerrada.
• Plazo de entrega de claves y documentación al finalizar.
• Procedimiento para baja, migración y borrado seguro.

Firma, validación y plazos que cambian la ejecución

El plazo máximo general para formalizar acuerdos es de seis meses desde la notificación de la resolución de concesión, salvo que la convocatoria establezca un plazo inferior. Transcurrido ese plazo, se pierde el derecho al cobro de la parte del bono que no esté asociada a acuerdos formalizados. Revisa la fecha mostrada en la plataforma, la resolución concreta y cualquier comunicación posterior; no uses una regla general para ignorar un plazo particular.

La ejecución se cuenta desde la validación del acuerdo, no desde la primera llamada comercial. Las bases describen una primera fase de tres meses para instalación o desarrollo, emisión de factura y conformidad del beneficiario, y una segunda fase de doce meses vinculada al mantenimiento, soporte y formación. Esto obliga a llegar a la validación con responsables, accesos, calendario y materiales preparados.

Guarda propuesta, PDF, justificante de firma, estado validado, contrato, anexos, factura y evidencias de implantación. Si el acuerdo queda pendiente de firma de una parte, pendiente de subsanación o finalizado, documenta el estado exacto y la fecha. La guía oficial de beneficiarios dedica un apartado específico a los estados y a la subsanación de acuerdos, de modo que una incidencia no debe resolverse con correos informales fuera del expediente.

Si sustituyes una solución, exige mejora funcional concreta

El programa permite adoptar soluciones que sustituyan a otras ya implantadas solo cuando exista una mejora funcional conforme a las bases y a la convocatoria aplicable. La Orden TDF/39/2026 refuerza el marco de gestión del crédito y de expedientes, pero no elimina la necesidad de justificar el encaje de cada acuerdo. No presentes una renovación o un simple cambio de versión como si fuera automáticamente una solución nueva.

Si cambias de web, CRM, ERP, factura electrónica, ciberseguridad o comunicaciones, pide que el acuerdo y el contrato identifiquen la solución anterior, proveedor previo, fecha de implantación, disponibilidad y razón de sustitución. Después concreta la mejora: una función que antes no existía, un requisito mínimo que la herramienta anterior no cubría, una integración necesaria o una capacidad de seguridad verificable. "Más moderno", "más rápido" o "mejor diseño" son juicios débiles si no se traducen en pruebas.

Este punto es importante para evitar doble financiación y para proteger a la empresa si más adelante se revisa la justificación. La evidencia debe existir antes de la conformidad: inventario de la solución sustituida, capturas, informes, comparativa funcional, exportación de datos y aceptación de la nueva solución. Si no puedes explicar la mejora en una tabla de dos columnas, probablemente el acuerdo todavía no está listo para firmarse.

Señales de alerta antes de aceptar

Desconfía de la urgencia artificial, de la negativa a entregar contrato, de los presupuestos sin desglose, de las cuentas a nombre exclusivo del proveedor, de promesas de "recuperar" impuestos, de garantías absolutas de cobro o justificación y de propuestas que no permiten revisar el PDF antes de firmar. También es una alerta que el mismo alcance se ofrezca a negocios muy distintos sin diagnóstico previo.

Otra señal de riesgo es mezclar trámites. Un representante puede ayudar, pero no debe quedarse con el control ilimitado de certificado, correo, sede, dominio o datos. Un agente puede colaborar en la justificación, pero el beneficiario conserva responsabilidad última. Un acuerdo puede estar validado, pero eso no obliga a aceptar entregas incompletas ni convierte una mala prestación en conforme.

Si ya existe conflicto, separa tres planos: expediente público, contrato privado y continuidad operativa del negocio. En el expediente, revisa estados, requerimientos y plazos. En el contrato, analiza obligaciones, incumplimientos, indemnizaciones y resolución. En la operación, asegura accesos, datos, copias y continuidad de servicio. Firmar una conformidad contradictoria puede cerrar opciones de reclamación o complicar una subsanación posterior.

• El agente presiona para firmar sin contrato o sin anexo de alcance.
• El importe aparece agregado y no separa ayuda, impuestos, exceso y extras.
• La solución sustituye a otra, pero no explica mejora funcional verificable.
• Las cuentas críticas quedan bajo titularidad exclusiva del proveedor.
• No hay prueba de aceptación ni plazo de corrección de incidencias.
• Se prometen resultados administrativos que dependen de Red.es o de la entidad colaboradora.

Cómo decidir si firmar, pedir cambios o parar

Firma solo cuando puedas responder por escrito a cuatro preguntas. Primera: qué solución concreta se contrata y qué problema resuelve. Segunda: qué parte paga el bono, qué parte paga la empresa y qué costes aparecerán después. Tercera: qué evidencia demostrará que la implantación cumple. Cuarta: qué ocurre con cuentas, datos, soporte y licencias cuando termine el periodo comprometido.

Pide cambios si el acuerdo parece correcto pero el contrato privado no aterriza alcance, aceptación, soporte o salida. Pide corrección de propuesta si los datos de plataforma no coinciden con contrato, categoría, importe, impuesto, solución o firmantes. Para si no hay contrato previo, si el proveedor no aclara costes propios, si no puedes conservar activos básicos o si una sustitución no acredita mejora funcional.

El siguiente paso práctico es preparar una ficha de revisión de una página antes de aceptar. Incluye datos del bono, categoría, agente, solución, coste total, ayuda aplicada, impuestos, exceso, responsables, entregables, pruebas de aceptación, cuentas, datos y salida. Si necesitas comparar varios proveedores, usa esa misma ficha para todos; así la decisión no depende solo de la promesa comercial más cómoda.

Preguntas frecuentes

Siguientes pasos y recursos relacionados

Antes de contratar, presentar documentación o cambiar un sistema, confirma qué decisión necesitas tomar y qué evidencia debe quedar bajo control de la empresa.

• servicio de revisión de expediente
• selección de soluciones digitales
• requisitos del Kit Digital para pymes
• subsanación del Kit Digital
• justificación del Kit Digital por fases
• coste real del bono e impuestos no cubiertos
• hub de soluciones para pymes